Joanna Michalak | Kuźnia P

Efektywne spotkania

11 października 2022 / Lean Manufacturing / Joanna Michalak

Wielu z nas ma pewnie zapchane outlookowe kalendarze po brzegi spotkaniami. A to spotkanie produkcyjne, a to spotkanie projektowe, spotkanie z działem jakości, utrzymaniem ruchu czy technologami. Do tego dochodzą spotkania cotygodniowe, comiesięczne i okazjonalne. Co jeszcze? Oczywiście te spotkania, które organizowane są przez nas samych. Czy też czasami od godziny 8:30 zaczynasz tournee po spotkaniach, a kończysz o 16? Świetnie, jeśli wychodzisz z nich z poczuciem – świetna robota, to były efektywne spotkania! Ale… często jest tak, że o tej 16:00 oddychamy z ulgą, że koniec tej nudy… i nic konkretnego z żadnego spotkania nie wyniosłeś/-aś.

Nieefektywne spotkania

Niestety nie jest to sytuacja wyjątkowa. Wiele spotkań w naszych firmach jest najnormalniej w świecie nieefektywna. A w dodatku nie są dobrze prowadzone. To co można z tym zrobić?

Jestem zwolenniczką spotkań typu „Szybko, konkretnie i kończymy”, a totalnie przeciwniczką tzw. „lania wody”. Może też dlatego, że po prostu nie umiem „gadać o niczym”… Dziwne, jak na kobietę, czyż nie? Także musiałam sobie poradzić. 🙂 Jak? Już piszę.

Cel

Przede wszystkim określ cel spotkania. To bardzo ważny punkt, żeby ustalić, po co się spotykamy, w jakim celu, co chcemy ustalić, jakie tematy poruszyć. Dobrze sobie zapisać ten cel, żeby w trakcie spotkania móc do niego wrócić, gdyby poniosły nas wodze fantazji i zeszlibyśmy z tematu. Cel przedstaw grupie, niech też wiedzą, po co są na spotkaniu 🙂 a przede wszystkim, żeby wprowadzić w temat i skoncentrować się na konkretach.

Ludzie

Druga sprawa – wybierz odpowiednio zespół. Zaproś tylko te osoby, które są zaangażowane w dany projekt, wdrożone w temat i niezbędne. Tu świetnie sprawdzą się słowa – idź na jakość, nie na ilość. Nie potrzebujesz każdego specjalisty, każdego kierownika, każdego pracownika. Osoby, które nie będą zainteresowane tematem, nie wniosą nic w temacie a dodatkowo, przy takim składzie, rośnie ryzyko zakłóceń na spotkaniu.

Agenda

Wcześniej ustal agendę spotkania, zapisz i według niej prowadź spotkania. Pozwala to na wprowadzenie pewnej struktury. Dodatkowo – powiedzenie lub wyświetlenie agendy – pozwala na rozjaśnienie tematyki, a poza tym, kto nie lubi wiedzieć, co go czeka. Przygotowanie agendy powoduje, że i my musimy najpierw mieć plan na to spotkanie, a to kolejny punkt!

Plan

No właśnie, warto mieć plan na spotkanie, warto wiedzieć, co chcemy osiągnąć. Czy chcemy coś przedstawić, czy zebrać opinię, czy rozdzielić zadania, czy przeprowadzić głosowanie, czy może przekazać ważne informacje lub przeszkolić pracowników. Plan ułatwi nam poprowadzenie spotkania, ale też sprawi, że będziemy mówić o konkretach, a nie o wszystkim dookoła. Pozwoli na prawidłowe przygotowanie się do spotkania, które jest niezbędne, aby było ono efektywne.

Zasady

I z nimi jest chyba najgorzej. Osobiście, straszliwie nie lubię, jak ktoś przychodzi na moje spotkanie z laptopem i widzę, jak pracuje sobie zamiast aktywnie uczestniczyć w spotkaniu. Uważam to za przejaw braku szacunku. Podobnie z innymi sprzętami jak tablet czy telefon. Wyrażenie akceptacji zaproszenia na spotkaniu jest dla mnie jednocześnie decyzją, że w tym czasie zajmuję się tym, co na spotkaniu, a nie wykonuje inne czynności związane z moją praca. Rozumiem sytuacje, gdzie trzeba odebrać telefon – jasne, czasem jest to siła wyższa. Zazwyczaj wtedy proszę, aby takie osoby po prostu wyszły i tam pogadały, żebyśmy wzajemnie sobie nie przeszkadzali. Jednak dużo bardziej lubię, gdy wszyscy poświęcają ten czas w jednym celu. Warto pewne zasady ustalić na początku, jeśli nie jest to standardem w firmie.

Czas

To chyba jasne. Planując spotkanie, ustal realny czas spotkania. Zawsze warto zostawić sobie 15 minut buforu, taki zapas, gdyby pojawiły się pytania lub dodatkowe tematy. Na pewno nie przedłużaj spotkania. Przynajmniej jedna osoba, będzie na styk z czasem, będzie spieszyła się na kolejne spotkanie lub do domu. Taka osoba na pewno nie będzie dla Ciebie wsparciem. Wręcz przeciwnie, będzie wprowadzała atmosferę pośpiechu i zdenerwowania. Lepiej zorganizować kolejne spotkanie, jeśli nie starczy czasu. Ale zapewniam Cię, że jeśli skończysz szybciej, wszyscy będą Tobie wdzięczni. 😀

Zadania i odpowiedzialności

Jeśli na Twoim spotkaniu ustalacie zadania do wykonania, wspólnie tworzycie plan działania tzw. action plan – ważne, aby na tym spotkaniu ustalić konkretne osoby odpowiedzialne oraz daty. KTO, CO, DO KIEDY? Bez tego nie wychodź 😀 A tak serio, jeśli bardzo ogólnikowo podejdziesz do tematu, to zadania będą realizowane bardzo powoli lub w ogóle. Działania powinny być przydzielone konkretnej osobie (NIE DZIAŁOWI!), która uczestniczy w spotkaniu wraz z ustalonym deadlinem. Będziesz mieć pewność, że zadanie będzie miało swojego wykonawcę. Jeśli nie ma kogoś na spotkaniu, przydziel osobę, która przekaże danej osobie zadanie.

Podsumowanie

Pod koniec spotkania dobrym zwyczajem jest po prostu podsumować, co ustaliliście, decyzje i działania. Oczywiście ten podpunkt zależy od koncepcji spotkania. To jest też dobry czas, aby potwierdzić odpowiedzialności, terminy czy potrzebne zasoby.

A co potem?

Po każdym spotkaniu dobrą praktyką jest wysłanie krótkie notatki podsumowującej drogą mailową. Umieść w niej najważniejsze poruszone aspekty, plan działań wraz z osobami odpowiedzialnymi oraz niezbędne informacje, a jeśli potrzebujesz – ustal datę kolejnego spotkania.

Standardy

A na koniec… Ciekawym rozwiązaniem i na pewno bardzo pomocnym, jest stworzenie standardu dobrego spotkania. A Lean bardzo lubi standardy! Warto ująć w nim, jak się przygotować do spotkania, jak przeprowadzić spotkanie i co należy zrobić po spotkaniu. Nie należy zapominać o uczestnikach spotkania – im również przyda się standard, który pomoże w efektywnym spędzeniu tego czasu. Taki standard można rozesłać za pomocą intranetu do wszystkich pracowników, ale również powiesić przed salką, bądź położyć go w Sali konferencyjnej. To naprawdę działa!

Życzę Wam samych efektywnych spotkań i zapraszam do Kuźni Produktywności 🙂

Efektywne spotkania Read More »

SMED w kąpieli dziecka?

14 września 2022 / Lean Manufacturing / Joanna Michalak

Pierwszy raz ze SMED-em spotkałam się na studiach. Miałam do zrobienia prezentację o tym narzędziu. Pamiętam, że to był gorący czas na studiach, dużo nauki, dużo studenckich inicjatyw, imprez. Pech chciał, że do tego tematu mogłam się zabrać dopiero dzień, a właściwie noc przed zajęciami. Na szczęście miałam świetne materiały z biblioteki, dzięki czemu naprawdę byłam w stanie ogarnąć temat w ciągu kilku godzin. Jaka była moja reakcja na pierwsze spotkanie ze SMEDem? Zachwyt! Naprawdę! Byłam pod wrażeniem, że każde przezbrojenie może trwać poniżej 10 minut. Wszystko wydawało mi się takie proste, jasne i łatwe do realizacji. Analiza, rozróżnienie czynności, zamiana czynności zewnętrznych na wewnętrzne i mamy sukces. Ale jak wiadomo… Teoria swoją drogą, a praktyka swoją. I właśnie na swoich praktykach zawodowych spotkałam się ze SMEDem po raz kolejny. Tym razem już na produkcji. Mieliśmy do wykonania optymalizację przezbrojenia na jednej z maszyn – z jakim ja zapałem podeszłam do tematu! Czego my nie zrobimy, ale jak przyszło co do czego, ja totalnie nie wiedziałam z czym to się je. Jak mam zmienić jedne czynności w drugie? I w ogóle to wpływa na czas? Szczęście, że miałam bardzo dobrych nauczycieli.

Teoria teorią..

Często niestety bywa tak, że dużo łatwiej mówić teoretycznie o narzędziu niż realizować go w praktyce. Chciałabym w tym artykule przybliżyć Wam krótką teorię o SMED-zie (dla tych, co nie znają jeszcze tego narzędzia) i podać konkret praktyczne przykłady na każdym etapie wdrożenia. A na koniec – kobieca, domowa, matczyna strona SMED-a! No to zaczynamy 😉

Co to SMED?

SMED to skrót od angielskiego sformułowania „Single Minute Exchange of Die”. Jest to grupa pewnych technik i narzędzi, które pozwalają skrócić czas poświęcony na przezbrojenie maszyny
w czasie krótszym niż 10 minut (jednostkowa liczba minut).

Samo wdrażanie koncepcji SMED można podzielić na cztery etapy:

Przygotowanie, analiza procesu przezbrojenia
Rozdzielenie wewnętrznych i zewnętrznych operacji przezbrojenia
Przekształcenie procesów wewnętrznych w procesy zewnętrzne
Usprawnienie wszystkich aspektów przezbrojenia

A praktyka..

Jak w praktyce wygląda wdrożenie? Według mnie warto poświęcić jeden dzień i zorganizować warsztaty. Może wystarczą 2 godzinki, może 4 godzinki – ale warto wyodrębnić czas, gdy operatorzy ze stanowiska oraz osoby powiązane z przezbrojeniem (specjaliście, inżynierowie, technologowie itp.), będą mogli wspólnie skupić się na wdrożeniu SMED-a. Pamiętajmy tylko, że musimy w trakcie analizy wykonać przezbrojenie! Może więc warto spotkać się pod koniec produkowania jednej serii? Wybór należy do Was. Ważne, aby warunki, które będziemy analizować były rzeczywiste. Warto również jeszcze wykonać krok 0., czyli… Spotkać się wcześniej z pracownikami obszaru, gdzie chcemy dokonać wdrożenia i szczegółowo wytłumaczyć, na czym będzie polegał nasz warsztat. Zrozumienie po co będziemy stać pół dnia i kolokwialnie mówiąc – patrzeć na ręce – jest kluczem do sukcesu. Musimy uświadomić pracowników, jakie są korzyści, co chcemy osiągnąć i co oni zyskają dzięki zmianom, jakie będą z tego korzyści dla wszystkich. Druga rzecz – ZAANGAŻOWAĆ wszystkich pracowników. Może jest to nudne, ale w LEAN bardzo ważne jest zaangażowanie wszystkich pracowników i działanie w zespole. Każda osoba wniesie swoją wiedzę, doświadczenie i pomysły usprawnień! Wykorzystajmy to. Wracajmy zatem do SMED-a.

Analiza

W pierwszym punkcie analizujemy krok po kroku każdą czynność, którą wykonuje pracownik podczas przezbrojenia. Jak najlepiej wykonać daną analizę? Według mojej opinii – najlepiej nagrać kamerą cały proces. Chodzić krok w krok z operatorem i razem z nim i kamerą uczestniczyć w przezbrojeniu. Nawet jeśli Operator zapomni młotka z szafki, i przecież nigdy mu się to nie zdarza, to my kręcimy to dalej i wpisujemy w naszą analizę. Następnie warto wspólnie usiąść i spisać bardzo szczegółowo czynności. Dobrze jest już wcześniej przygotować tabelę z kolumnami jak np. czynność, czas trwania, ilość kroków, potrzebne narzędzia, potrzebne środki ochrony osobistej, itd. Często fajnie jest rozrysować również jak wygląda proces – stworzyć tzw. diagram spaghetti. Widzimy wtedy, gdzie jest kumulacja czynności i czy nie chodzimy niepotrzebnie w różne miejsca. Zawsze analizujmy proces przezbrojenia z operatorem, który na co dzień wykonuje te czynności. On będzie wiedział, jak nazywają się narzędzia i co potrzebuje w danej chwili. Zdarza się, że i powie nam, co powinien zrobić, a co rzeczywiście robi 🙂

Operacje wewnętrzne i zewnętrzne – czyli?

Analiza za nami – Punkt drugi: Rozdzielenie wewnętrznych i zewnętrznych operacji przezbrojenia. Co to znaczy ? Podzielmy wszystkie czynności na te, które możemy wykonać, gdy maszyna jeszcze pracuje, oraz na te, które możemy wykonać tylko wtedy, gdy maszyna nie pracuje. Czyli – przyniesienie narzędzi, przygotowanie nowego materiału i zawołanie suwnicy wpisujemy do czynności, które możemy zrobić w trakcie pracy maszyny, czyli są to czynności zewnętrzne. Wiele czynności można wykonać jako operacje zewnętrzne, jednak w praktyce działania te odbywają się już po wyłączeniu maszyny, co powoduje duże straty. Czynności wewnętrzne to nic innego jak np. zmiana matrycy, przykręcenie formy, zmiana parametrów. Jeśli mamy gotową tabelkę z analizą, możemy w łatwy sposób dokonać takiego podziału wprowadzając chociażby kolory, na czerwono czynności wewnętrzne, a na zielono zewnętrzne. To fajnie nam pokaże efekt, gdy porównamy z analizą po SMED-zie. Więcej zielonego 🟢, mniej czerwonego 🔴 i tu jak mantrę powtórzę – działajmy z operatorem ❗

Z wewnętrznych na zewnętrzne

Trzecia faza dotyczy zamiany jak największej ilości operacji wewnętrznych na operacje zewnętrzne. Etap ten opiera się głównie na znalezieniu sposobu zastąpienia operacji wewnętrznej operacją zewnętrzną. Ważne jest, aby nie kierować się przyzwyczajeniami i starymi nawykami, gdyż często wstrzymuje to rozwój procesu. Mogą to być takie działania jak – wdrożenie nowych stolików z narzędziami przy maszynie, zastosowanie tablicy cieni na maszynie (jeśli to możliwe i zgodne z BHP),przygotowanie odpowiednich narzędzi, stworzenie nowych procedur np. zamawiania suwnicy, czy przekazywania informacji o przezbrojeniu, itd. Mogę się założyć, że im dłużej posiedzicie nad zagadnieniami, tym bardziej kreatywne rozwiązania wymyślicie. Nie bójcie się nawet głupich pomysłów, zapisujcie każdy, każdy jest ważny!

Usprawnienie

I etap czwarty Usprawnienie wszystkich aspektów przezbrojenia czyli skupiamy się głównie na usprawnieniu operacji wewnętrznych. Co możemy zrobić – zastąpić mocowania za pomocą śrub na mocowanie za pomocą zacisków, zmniejszyć ilość mocowań, rozdzielić maszyny na dwie niezależne części (np. I i II), dzięki czemu będziemy mogli pracować w części I, gdy pracuje część II, wyeliminować korekty ustawień parametrów za pomocą kart standardowych, instrukcji , itp.

Gratuluję, wdrożyliście SMED-a J Warto wykonać w tym momencie kolejną analizę przezbrojenia, aby móc ocenić efekty oraz kontrolować czas przezbrojenia przez kolejne miesiące.

Po co nam SMED?

Po pierwsze – z punktu widzenia pracownika –żeby było nam łatwiej i szybciej przezbroić maszynę. Po drugie – z punktu widzenia pracodawcy – by nasza produkcja była bardziej elastyczna, a co za tym idzie, szybciej odpowiadała na zmienne zapotrzebowanie klienta.

Czy rzeczywiście 10 minut?

Trzeba pamiętać, że nie zawsze jest możliwość skrócenia czasu przezbrojenia do kilku minut, jednak rozwiązania SMED pozwalają na znaczące obniżenie tego czasu, co przynosi wiele korzyści.

Uczestniczyłam w wielu SMEDach i bardzo lubię to narzędzie. Świetnie angażuje pracowników i daje niesamowite efekty! Poza tym jest takie… Praktyczne i Produktywne. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam na szkolenie….

Na domowych pieleszach

I na końcu obiecany przykład domowo, matczyno, kobiecy 👩 Jakiś czas temu odkryłam, że co jakiś czas sama przeprowadzam SMEDa na procesie kąpieli dziecka. Tak, sama się zdziwiłam, jak sobie to uświadomiłam. A kiedy sobie to uzmysłowiłam?

Kiedy przez kilka dni sama kąpałam córkę, a nie jak zawsze mąż kąpał, a ja ogarniałam rzeczy do spania. Wydaje mi się, że razem z przyjściem na świat noworodka u Mam rodzi się również umiejętność ciągłej analizy, jak zrobić szybciej i sprawniej poszczególne czynności przy dziecku, czyli nic innego jak SMED 🤗 Spójrzmy na ten przykład kąpieli. Wiele czynności, które zazwyczaj wykonywałam około kąpieli udało mi się zoptymalizować np. płyn, który leżał zawsze w koszyczku z dziecięcymi rzeczami przerzuciłam na wannę (naprawdę nie wymyśliłam tego wcześniej 🙄), zabawki, które przekładaliśmy z wanny na półkę, z półki na wannę, wylądowały w jednym koszyczku na wannie i już nie przekładamy, ręcznik czekający w pokoju na dziecię przewiesiłam na haczyk najbliżej wanny, wszystkie rzeczy potrzebne po kąpieli jak krem, grzebień, pieluchy itp. znalazły się obok przewijaka. Tak teraz myślę, że muszę jeszcze przenieść patyczki do uszu, zawsze po nie chodzimy, a to przecież zbędny ruch!

Optymalizujcie swoje przezbrojenia, a ja chętnie dowiem się, jakie ciekawe usprawnienie wdrożyliście, również w swoich domach. Piszcie w komentarzach!

SMED w kąpieli dziecka? Read More »

Opór przed zmianami – jak wprowadzać Lean w firmie

30 sierpnia 2022 / Lean Manufacturing / Joanna Michalak

Pewnie jak każdy Leanowiec bądź pasjonat Lean-u, szukacie odpowiedzi na chyba najtrudniejsze pytanie w tej branży – jak pokonać Opór przed zmianami u pracowników. Nieważne, czy mówimy tu o pracownikach produkcyjnych, specjalistach, brygadzistach, planistach, kierownikach, czy dyrektorach – pytanie brzmi jednakowo – jak pokonać strach przed zmianą. A przypominam, że zmiana to podstawa Lean-u. 😉

Złota zasada?

Hm… i najlepiej poproszę o uniwersalną odpowiedź, tak żeby pasowała do każdej osobowości i do każdej sytuacji, nie mówiąc już o każdej specyfice pracy. W tym miejscu bardzo bym chciała napisać, oto złota zasada… I od myślników podać przepis na pokonanie wszelkich obaw. Ale niestety, nie ma takiej złotej zasady. Pewnie, jeśli siedzisz już trochę w optymalizacji produkcji, to wiesz, że nawet jeśli ktoś mówi, że ma idealne rozwiązanie, pasujące na każdą okazję, to tak naprawdę nie ma.

Opór przed zmianami - jak go minimalizować?

Każdy człowiek jest inny, na jednego „działa” – Stachu, dawaj robimy to!, na drugiego krótka informacja o korzyściach, a trzeciego musimy przekonywać tydzień, pokazać korzyści, przekalkulować wspólnie ryzyko a przede wszystkim zapewnić kilka razy o tym, że działamy w dobrej wierze. Rola Lean-owca polega na tym, aby poznać typ człowieka i znaleźć sposób na przekonanie go do zmiany. Można powiedzieć, że łączymy trochę rolę Inżyniera z psychologiem. Wydaje się trudne, ale czy na pewno? No dobra, nie będę ściemniać. Tak – to jest trudne. Z doświadczenia mogę powiedzieć, ze chyba trudniejsze jest tylko znalezienie kasy na szalone Lean-owe pomysły..😀 Ale nie jest niewykonalne. Chętnie zdradzę Wam swoje sposoby na przekonanie pracowników do zmiany.

Pytaj, pytaj, pytaj

Co robię, gdy planuję zmianę na stanowisku? Przede wszystkim idę w to miejsce i pytam. Każdego i o wszystko. Pytam, co komu przeszkadza – tu często trzeba zadać serie pytań i naprowadzić na odpowiedzi, bo pierwsza odpowiedź brzmi „Wszystko jest ok, nie ma co zmieniać”. Na przykład: A czy stół nie jest za wysoko, czy narzędzia nie są zbyt ciężkie, czy nie trzeba za daleko chodzić po materiał, czy nie ma zagrożenia uderzeniem w rękę, itd. Po kilku pytaniach, ludzie otwierają się i mówią, co im nie pasuje, co działa nie tak. Często też mają świetne pomysły, jak można poprawić daną sytuację. Warto zapisywać! Pomiędzy pytaniami przedstawiam też swoją wizję lub naprowadzam na konkretne rozwiązanie i oczywiście proszę o opinię. Ważne, aby zapytać nie tylko pracowników na stanowisku, ale też specjalistów z działów takich jak BHP, Jakość, Technologia, itd. Pamiętajmy, że każdy ma inny horyzont patrzenia i to dobrze poznać każdy z nich.

Co daje rozmowa z pracownikami?

Czemu ta rozmowa jest potrzebna? Przede wszystkim ludzie widzą, że liczymy się z ich zdaniem, traktujemy ich na równi, a nie przychodzimy z pozycji osoby wszystkowiedzącej i narzucamy swoją wizję. Takie osoby chętniej współpracują, mniej się boją. Pokażmy, że tak naprawdę zależy nam na poprawie pracy tych ludzi, a nie na samym wdrożeniu zmian. Poza tym podczas rozmowy może się okazać, że naszą zaplanowaną zmianę możemy jeszcze ulepszyć. A co jeśli z góry mamy narzucone, co trzeba zmienić, a pracownicy niechętnie podchodzą do danego rozwiązania? Warto wtedy powiedzieć prosto z mostu – wiem, że ta zmiana nie do końca Wam się podoba, ale musimy ją zrobić. Zastanówmy się teraz, jak to zrobić, żeby było najlepiej. I jeszcze jedna ważna kwestia w tym temacie, oprócz zadawania pytań, pamiętajcie o słuchaniu J

Wytłumacz

Zanim zaczniemy zmieniać maszyny, narzędzia, dodawać nowe stanowiska i operacje, najpierw szczegółowo wytłumaczmy, co dokładnie zrobimy. Krok po kroku. Tak, aby każdy zrozumiał. Odpowiedzmy na wszystkie pytania i wątpliwości, pokażmy wizualizację, plany i listę zadań. To zmniejszy strach wśród pracowników, bo będą wiedzieli, co ich czeka. Zazwyczaj boimy się tego, co nieznane, a w tym przypadku – eliminujemy strach, bo z nieznanego robi się bardzo dobrze znane J Dokładne wytłumaczenie zmiany pomaga również budować zaufanie – pokazujemy, że rzetelnie podchodzimy do tematu i jesteśmy przygotowani, a zmiana została przemyślana.

Zaangażuj

Kolejny krok to zaangażowanie osób zainteresowanych zmianą. Najlepiej wszystkich, których proces dotyka, jeśli się da. Osoby zaangażowane czują, że mają wkład w zmianę, czują się jej częścią. A to powoduje, że chętniej akceptują zmiany i przekonują do nich innych. Świetnie, jeśli możemy wspólnie planować, coś rozrysować, obliczyć, pójść na halę i zmierzyć wybrane odległości, analizować trasę dostarczania materiałów, itd. Zaangażujmy pracowników w tworzenie modelu próbnego (np. z kartonów lub taśmy) zmiany lub pokażmy symulację. To naprawdę działa. Bo przecież trudno potem narzekać na coś, co się samemu zaplanowało i wykonało, prawda? J Czemu zaangażowanie innych jest jeszcze ważne? Powtórzę się – każdy ma inny punkt widzenia. Każdy zwraca na coś innego uwagę. Jedni zwrócą uwagę na przewody, wiszące kable i kanty, inni skupią się na czasie wykonywania operacji. W takim składzie – nic nie umknie nasze uwadze i uda nam się uniknąć wielu błędów lub uda nam się je szybciej znaleźć i rozwiązać.

Sprawdź, jak jest po zmianie

Zmiana wdrożona?! Świetnie, to teraz zainteresujmy się, jak wygląda nasz proces po wprowadzeniu zmian. Czy może potrzebne są kolejne poprawki? Jeśli coś nie gra, nie bójmy się przyznać do błędu i poprawić to, co źle działa. Słuchajmy konstruktywnych uwag. W końcu ważne jest to, żeby hulało, a nie żeby mieć absolutną rację. Zweryfikujmy, czy zmiana przyniosła oczekiwany efekt . Pokażemy, że nie tylko wprowadzamy zmiany, ale chcemy, żeby one poprawiały pracę i proces. Takie podejście pomoże nam zyskać zaufanie wśród pracowników.

Zmianę trzeba zacząć od siebie

Cały przedstawiony przeze mnie proces pokonywania oporu wśród pracowników wydaje się na pierwszy rzut oka prosty, jednak już w pierwszym punkcie napotkamy trudności. Ku zaskoczeniu wszystkich – zazwyczaj w sobie – bo musimy wykazać się umiejętnością słuchania, zrozumienia, przekonywania i musimy znaleźć w sobie ogrom pokory, by nie pomyśleć, że „ja wiem lepiej i zmiana, która ja chcę wprowadzić Wam pomoże”. Ale zapewniam, że im więcej zmian wprowadzimy, tym łatwiej nam będzie przekonywać pracowników do zmiany. Z każdym wdrożonym pomysłem zdobywamy większe zaufanie ze strony ludzi, a to powoduje, że z każdą kolejną zmianą będzie nam łatwiej!

Powodzenia i do dzieła! A jeśli chcesz wiedzieć więcej – zapraszamy do naszych pozostałych wpisów!

Opór przed zmianami – jak wprowadzać Lean w firmie Read More »

Zasada 5S u niemowlaka

17 sierpnia 2022 / Lean Manufacturing / Joanna Michalak

Mama to kobieta o wielu twarzach! Na co dzień pełni wiele funkcji. Doskonale o tym wiemy. Często jednocześnie jest

żoną,

mamą,
szefową kuchni,
specjalistką od zarządzania czasem rodzinnym,
kreatywnym animatorem czasu wolnego,
kompetentnym przewodnikiem turystycznym,
psychologiem spraw sercowych przyjaciół,
nauczycielką,
trenerką

…i wiele wiele innych. Często towarzyszy temu również chęć sprawienia radości członkom swojej rodziny czy przyjaciołom. Czasem pełnienie tych wielu ról jest nie do ogarnięcia lub powoduje ogromne zmęczenie. O ile w życiu we dwójkę łatwo to wszystko poukładać, o tyle gdy pojawia się Mały Bobas, stajemy przed prawdziwym wyzwaniem. Ja również niedawno stanęłam przed takim wyzwaniem.

A co Lean lubi najbardziej – oczywiście wyzwania. Nie ukrywam, że moje zamiłowanie i często nieświadome przemycanie Lean-owych narzędzi w domu, znaczenie ułatwiło mi pierwsze chwile z Maluszkiem, ale nie tylko – znacznie ułatwiło mi organizację życia domowego. Jak? Już piszę!

5S wszędzie

5S każdy zna! A kto nie, odsyłam do tego artykułu lub zapraszam na najbliższe szkolenie. W paru słowach – kilka kroków do dobrze zorganizowanego środowiska pracy. W tym wypadku oczywiście jest to nasze M4. Mój ulubiony przykład tego narzędzia to komoda mojej córki. No to zacznijmy!

Sortowanie

Oczywiście jak większość osób dostaliśmy na samym początku wiele ubranek po dzieciach znajomych. Jest to świetne rozwiązanie, gdyż Bobasek szybko rośnie, a my nie wydamy fortuny na niezliczoną liczbę bodziaków. Jednak w momencie, kiedy dostajesz 3 wielkie worki i 4 kartony, w głowie pojawia się myśl, że jednak lepiej było kupić te ciuszki, a nie teraz siedzieć i składać. Pierwszym krokiem na jaki się decydujemy, jest oczywiście szybka segregacja ubranek. Weryfikujemy wygląd, wielkość oraz stan zużycia. Powstają kupki- wykorzystam, zostawię, ale chyba nie użyję, oddaję z powrotem. Jednocześnie dzielimy wszystko zgodnie z rozmiarami. I oto chodzi, pierwszy krok 5S za nami. Czy robiąc to myślimy o tym, że właśnie wdrażamy LEAN?

Systematyzacja

Drugim krokiem jest systematyzacja, czyli przygotowanie i zaplanowanie, gdzie, co położę. W naszym przypadku była to komoda. Warto dobrze zaplanować pierwsze meble Bobasa. Pamiętajmy, że warto aby były naprawdę pojemne. Mnie też się wydawało, że 3 szuflady wystarczą, przecież ile taki Maluch może mieć rzeczy?! Dużo! 3 szuflady nie wystarczą .. I planujemy, gdzie będą krótkie rękawki, gdzie długie, gdzie spodenki, gdzie skarpetki itd. Nie zdziwcie się, jeśli następnego dnia zmienicie układ, zmiana po tygodniu to normalka! Ważne, abyście pamiętali złotą zasadę – to co używam najczęściej, ustawiam najbliżej, to co rzadko, dalej, a co sporadycznie, głęboko w szufladzie.

Visual management

Zastanów się, czy w lecie grube bluzy są nam potrzebne w pierwszej szufladzie, a po krótki rękawek codziennie będziemy sięgać do dolnej? Przy szufladach świetnie zdadzą egzamin organizery. Małe pojemniki, koszyki, które podzielą nam szufladę na mniejsze części, a tym samym pozwolą na szybkie zmiany lub wymiany – by zmienić miejsce piżamek, nie musimy każdej wyjmować, a tylko jeden pojemnik i gotowe. Dodatkowo polecam układać wszystko co możliwe według zasady Marie Kondo, czyli w skrócie pionowo w szufladzie. Wtedy widoczne są wszystkie koszulki, a nie tylko te „na górze”. Czy ktoś dostrzegł tu VISUAL MANAGEMENT?

Od kiedy zastosowałam taki sposób składania ubrań w mojej szafie i w szafie Córki, raz że zyskałam czas, dwa, że krócej szukam konkretnego ubrania, a trzy – naprawdę nie muszę tego sprzątać, ciągle jest porządek. Pamiętajcie, i tu druga złota zasada, że najważniejsze jest, aby to WAM było wygodnie! Nie Babci, Cioci czy przyjaciółce, a WAM! Jeśli wolicie spodenki mieć po prawej, chociaż tam tak dobrze się mieszczą koszulki, zmień. To Ty, właśnie na tym etapie, ustalasz, co gdzie leży. To jest właśnie sedno systematyzacji. Także na hali produkcyjnej! To pracownik, pracujący na danym stanowisku, powinien układać swoje stanowisko, bo to jemu ma być wygodnie.

Sprzątanie

Dobra, to mamy poustalane, co gdzie leży, czas przejść do kroku numer trzy – SPRZĄTANIE. Często sobie myślimy, ojej, znowu sprzątanie. Co można nowego tu napisać? Każdy umie sprzątać. Pyk pyk, zamiotę, zetrę kurze i po sprawie. No właśnie sedno nie tkwi w sprzątaniu dla samego sprzątania. Tu ważna jest kontrola! Sprzątamy po to, żeby jednocześnie weryfikować stan naszej, w tym wypadku, komody, organizerów, ale też i ciuszków. Gdy na bieżąco będziemy odkładać za małe już ubranka, zmieniać organizery na mniejsze lub większe, na pewno nie staniemy przed wielką akcją pod tytułem „muszę zmienić całą szafę maluszka” lub sytuacją „wszystko jest za małe, co robić?!”. Jak ja nie lubię, kiedy trzeba każdy jeden bodziak zweryfikować, czy jest ok, czy jest za mały, czy zostawić, czy odłożyć do kartonu na strych. Jeśli na bieżąco sprzątam, takich akcji jest bardzo mało! Nie będę ukrywać, że nie ma ich w ogóle, ale na pewno zmniejszyłam ich ilość takim podejściem 😉

Standaryzacja

Nie jestem napalonym Lean-owcem, który napiszę, że teraz warto opisać każdy pojemnik i miejsce w szufladzie. Nie, Lean to przede wszystkim zdrowy rozsądek. W przypadku komody z dziecięcymi ciuchami naprawdę szkoda naszego czasu. Korzystamy z niej my, drugi rodzic, ewentualnie babcie. Raczej nie trudno odróżnić spodnie od koszulki. A nawet pomylenie krótkiego rękawka z długim, raczej nie spowoduje pojawienia się wady jakościowej.. W tym punkcie chciałabym się skupić na czymś innym, o czym często zapominamy. Wiemy, jak ważny jest standard. Nie tylko na produkcji, gdzie jest on niezbędny, ale też i w domu. Świetnie, że standardem jest np. ułożenie górnych części garderoby w górnej szufladzie, a dolnej części garderoby w dolnej szufladzie. Przypomnę jeszcze szybko, co to standard – aktualnie najlepsza znana metoda. AKTUALNIE! Słowo klucz. W tym momencie najlepszą metodą ułożenia ciuchów jest trzymanie koszulek i swetrów w górnej szufladzie, a spodni w dolnej. Ale czy gdy przyjdzie lato, nie lepiej przełożyć długi rękaw niżej? Ale standard powiecie! AKTUALNIE najlepsza metoda, zawsze możemy zmienić tę metodę, jeśli znajdziemy lepszą. Nie bójcie się zmieniać standardów, czy to w domu czy na produkcji. Róbmy to jednak z głową.

Samodyscyplina

Mówią, że to najtrudniejszy etap… potwierdzam. Znacie to uczucie dumy, kiedy wysprzątacie całą komodę, wszystko ułożone jest w kosteczkę, od linijki, a w dodatku kolorystycznie? Aż chce się „przez przypadek” zostawić otwartą szufladę, gdy przyjdą goście! Lubię ten moment. No to przedłużmy ten moment, to uczucie dumy, dbając o porządek, co oznacza

pilnowanie się, gdy będziemy składać dziecięce ciuszki, żeby wkładać je odpowiednio, do właściwego pojemnika,
wyjmowanie za małych ciuszków, a nie udawanie że jeszcze ostatni raz założę,
weryfikację swoich standardów co pewien czas.

Nie jest to łatwe, gdy dochodzi zmęczenie, ale właśnie wtedy nasza metoda przynosi największe efekty i jednocześnie największe zyski, w formie cennych minut „dla siebie”. Mam nadzieję, że niejednej Mamie pomoże ten artykuł znaleźć chwilę na ciepłą kawkę, a niejeden czytelnik dostrzeże Lean w swoim domu. Dobrych spostrzeżeń!

Zasada 5S u niemowlaka Read More »

Kobieta i Lean Manufacturing

3 sierpnia 2022 / Lean Manufacturing / Joanna Michalak

Bardzo dobrze pamiętam wykłady z Lean Management na studiach. Przepiękne slajdy, na których co chwila można było dostrzec niesamowitą moc usprawnienia! To było coś! Kilka prostych narzędzi, kilka technik, szkolenia, warsztaty, praca zespołowa i mamy sukces. Wdrożony Lean a dzięki temu poprawa efektywności firmy. Kurczę, tak można pracować i odnosić sukces. Nikt jednak mi nie powiedział, że to zawód, w którym nieczęsto spotykamy kobietę…. A ja w to poszłam! I… nie ukrywam, było ciężko, ale nie żałuję!

Dlaczego tylko mężczyzna ma wdrażać LEAN? Dlaczego kobieta miałaby to robić gorzej? A może mogłaby zrobić to lepiej? A może po prostu inaczej? Kobieta i Mężczyzna – Wenus i Mars. Od zarania dziejów wiemy, że się różnimy. Co zrobimy z tymi różnicami zależy tylko od nas. Może warto je pozytywnie wykorzystać? Powiem więcej, nie tylko „może warto” ale trzeba.

Kobieta na hali produkcyjnej.. Czyli trudne początki

Na początku swojej ścieżki zawodowej trafiłam do firmy związanej z energetyką. Pełna zapału i ideałów weszłam na halę produkcyjną, gdzie… pracowali sami mężczyźni. Wtedy nie zwróciłam na to szczególnej uwagi, dopiero kilka dni później wiedziałam, że usprawnienie jakiegokolwiek procesu na tej hali, nie będzie dla mnie łatwym zadaniem. Dlaczego? Bo kobieta, bo młoda, bo dopiero po studiach, bo „co ona może wiedzieć?”, bo „ja tu pracuje 30 lat, więc co taka dziewuszka może mi powiedzieć”? Z takimi oto zdaniami się spotkałam. Postanowiłam, że ta dziewuszka jednak będzie miała coś do powiedzenia. Wiele kosztowało mnie zdobycie zaufania doświadczonych pracowników, ale udało się. I wtedy zaczęłam się zastanawiać, dlaczego tak trudno było mi się przebić, gdy mój kolega po prostu szedł i załatwiał sprawę. Ale wraz z rozwojem mojej kariery zaczęłam doceniać i wykorzystywać „siłę kobiety”.

Coraz więcej słyszymy o równouprawnieniu, o wyrównaniu pensji kobiet w stosunku do wynagrodzenia mężczyzn, o możliwości wykonywania tego samego zawodu. Nie, nie będzie to artykuł o udowadnianiu, że kobieta może wszystko.. 😉 Ale o tym, że w Leanie kobieta może wszystko.

Kobieta - dobry rozmówca

Lean to przede wszystkim praca zespołowa. Za nim podejmiemy się warsztatów, usprawnień lub innych działań zaczynamy od Gemba, czyli… Idziemy na miejsce, w którym odbywa się proces i krok po kroku analizujemy. Analizujemy każdą operację, zapasy, narzędzia i rozmawiamy z pracownikami, którzy pracują przy procesie. Dlaczego rozmowa z pracownikiem jest taka ważna? Bo to właśnie ta osoba wie najwięcej o procesie. Wie jakie są mocne strony, jakie słabe. Wie, gdzie jest wąskie gardło, gdzie możemy zyskać cenne sekundy i co warto poprawić. Żeby się tego wszystkiego dowiedzieć, musimy naprawdę być dobrymi rozmówcami. Nierzadko trzeba z takiego pracownika „wyciągać” cenne informacje. Tak to wymyślono, że zazwyczaj kobiecie rozmowa przychodzi łatwiej. Jest lepszym słuchaczem, a jej wrażliwość potrafi w kilka chwil przekonać do siebie innych. Podczas rozmowy kobieta jednocześnie umie myśleć logicznie oraz intuicyjnie. Potrafi logicznie analizować zdobyte informacje, ale jednocześnie wczuć się w emocje i uczucia rozmówcy. Cechy kobiety naturalnie powodują, że ta dba o przyjazną atmosferę, zgodę w zespole i docenienie każdego uczestnika. Nie znaczy to oczywiście, że mężczyźni nie dbają o atmosferę i brak zatarć czy nie umieją doceniać. Nie nie nie – kobiecie przychodzi to jednak naturalniej.

Relacje w firmie

Kobiety są również specjalistkami w dziedzinie relacji międzyludzkich. Zwracają szczególną uwagę na ludzi i relacje między nimi. Nie tylko chodzi mi tu o współodczuwanie, ale również nawiązywanie znajomości. Jeśli pracujemy w firmach, doskonale wiemy, jak ważna jest znajomość co i u kogo można załatwić, kto może doradzić lub u kogo znaleźć informacje. Często właśnie ta wiedza u pracowników powoduje, że nie chcą zmieniać pracy, bo tu czują się pewniej. Patrząc na predyspozycje zawierania znajomości, nie da się ukryć, że kobiecie przychodzi to dużo łatwiej. Popatrzmy nawet na nasze Mamy czy Babcie, to one zawsze wiedziały, że pani Krysia spod 5-ki wczoraj wróciła ze szpitala, a wnuczek Pana Waldka zdał na studia. Kiedy my nawet nie wiedzieliśmy o istnieniu tego wnuczka.

Wielozadaniowość

Kolejnym przykładem jaki mogę podać to wielozadaniowość. Przykładem i tu będą nasze Mamy, które jednocześnie potrafią gotować obiad, opiekować się dzieckiem, kontrolować, czy pranie się wyprało, rozmawiać przez telefon i kończyć makijaż. Gdy mężczyzna skupia się na jednym konkretnym zadaniu, kobieta potrafi jednocześnie analizować kilka zagadnień. Taki sposób działania często prowadzi również do dużo efektywniejszego zarządzania czasem.

Naturalne predyspozycje a budowanie zespołów

Powoli kończąc chciałabym jeszcze zaznaczyć, że powyżej opisane zachowania nie są oczywiście standardem. Nie zawsze kobieta będzie lepszym rozmówcą, czy słuchaczem. Często też i mężczyźni mają szeroko rozbudowaną ścieżkę znajomości. Dużo zależy również od naszych osobowości oraz charakterów. Zależało mi jednak aby zaznaczyć, które zachowania naturalniej przychodzą kobiecie, a które efektywnie można wykorzystać we wdrożeniu Lean. W czasie mojej pracy zawodowej miałam przyjemność pracować w różnych zespołach. Damsko damskich oraz damsko męskich. Plusy i minusy każdego z układu mogłyby posłużyć za materiał do kolejnego artykułu, jednak subiektywnie – stwierdzam, że najlepiej sprawdzają się zespoły mieszane, gdzie można najlepiej wykorzystać naturalne cechy kobiet jak i mężczyzn. Gdzie możemy się pięknie uzupełniać i dopełniać, aby Lean był jeszcze efektywniejszy.

Kobieta i Lean

A na koniec wrócę do zdania z początku:

„Nikt jednak mi nie powiedział, że to zawód, w którym nieczęsto spotykamy kobietę…. „

W domu najczęściej kuchnia jest królestwem Pań, ale to najsłynniejszymi, najlepszymi szefami kuchni są Panowie. Lean najczęściej należy do Mężczyzn, ale może najlepszymi Leanowacami będą Kobiety? Zostawiam Was z tym pytaniem!

Kobieta i Lean Manufacturing Read More »