Skip to content 
Wiele organizacji z którymi miałem okazję współpracować chce uporządkować stanowiska pracy na produkcji. Wybierając do tego celu 5S traktują to jako dobry sposób na zapewnienie czystości i porządku. Często 5S rozumiane jest jako cel wdrożenia sam w sobie. Prawdą jest, że jest to podstawowe narzędzie Lean Manufacturing znajdujące się w samej podstawy domu Toyoty.
Po co nam 5S?
Otóż, ma nam zapewnić ono taką organizację stanowiska pracy, która eliminuje z założenia występowanie podstawowych rodzajów marnotrawstwa. Celem 5S jest stworzenie dobrze zorganizowanego i wydajnego miejsca pracy. Narzędzie to zostało spopularyzowane w zarządzaniu na początku lat ‘80 XX wieku. Za twórcę koncepcji 5S uważa się Takashi Osada. Ale czym tak naprawdę jest 5S?
5S służy zmianie kultury pracy. Poprzez zespołowe uporządkowanie obszaru stwarzamy środowisko do zmiany zachowania na wydajniejsze dla firmy, wygodniejsze dla pracownika i bardziej przewidywalne dla kierownika obszaru.
Czy na pewno trzeba?
Z punktu wdrożenia kultury Lean manufacturing wystarczy powiedzieć, że bez względu na to, jakie inne narzędzie chcielibyśmy wdrażać, to 5S będzie musiało być i tak wdrożone w obszarze zmiany nad którą pracujemy. Na przykład: wdrażając szybkie przezbrojenia SMED, bez uprzedniego wdrożenia 5S, metodyka SMED wymusi na nas organizację środowiska pracy, skrócenie odległości operatora do narzędzi, ułożenie części w odpowiednim miejscu, wykonanie standaryzowanych wizualnych instrukcji pracy. W innym przypadku: na przykład wdrożenia systemu autonomicznego zarządzania parkiem maszynowym TPM, również zostanie wymuszona metodologia 5S. Aby zapewnić rutynowe przeglądy maszyn i ich otoczenia, skuteczne poszukiwanie wad i potencjalnych usterek, standaryzacje wizualną miejsc kontrolnych i instrukcji stanowiskowych oraz również dostępność narzędzi i urządzeń – cała sfera otoczenia maszyny będzie musiała być uregulowana.
Dlaczego więc 5S jest tak ważne i potrzebne a czasami bywa traktowane jako zwykłe sprzątanie?
Technika opiera się na pięciu etapach – słowach. Są to kolejno: sortowanie/selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina/samodoskonalenie.
1. Sortowanie
Istotą pierwszego S jest przesłanie: „jeśli coś jest zbędne – wyrzuć to!”. Ten etap zaleca aby pozbyć się z bezpośredniego otoczenia stanowiska pracy wszystkiego tego co jest zbędne i nie było używane w ostatnim czasie. Zwykle dzielimy strefy pracy na strefy bliskiego, średniego zasięgu i dalekiego zasięgu. Następnie dokonujemy krytycznej selekcji rzeczy w otoczeniu. W strefie bliskiej umieszczamy rzeczy potrzebne codziennie np. śrubokręt, wkrętarkę, długopis, komputer, wiertło itp. W strefie średniego zasięgu umieszczamy rzeczy używane rzadziej np. narzędzia pomiarowe, sprzęt do sprzątania itp. w zależności od specyfiki produkcji lub usługi – wszystko to z czego korzystamy co jakiś czas. W strefie brązowej czyli dalekiego zasięgu umieszczamy rzeczy z których korzystamy bardzo rzadko lub wspólnie z innymi stanowiskami. Umieszczamy tam też rzeczy przeznaczone do usunięcia z obszaru lub wyrzucenia. Sortowanie wykonujemy poprzez oznaczenie wszystkich wątpliwych rzeczy czerwonymi kartkami (tzw. Red Tagi). Kartki umieszczamy na przedmiotach, wpisujemy na tablicę zadań oraz robimy zdjęcie obiektu wraz z kartką. Uwaga- ważne jest aby przed rozpoczęciem selekcji wykonać zdjęcia obszaru „PRZED” wdrożeniem.
2. Systematyka
Przesłaniem drugiego „S” jest: „Zapewnienie aby każda rzecz, której używamy na stanowisku pracy, miała najlepsze możliwe do odkładania miejsce i aby w nim się znajdowała gdy nie jest używana”. Innymi słowy SYSTEMatyka tworzy nowy SYSTEM w naszym środowisku pracy. Najlepiej jeśli jest to robione w uzgodnieniu przez wszystkich użytkowników tego obszaru. Jest to czas na negocjacje, wybór najlepszego znanego sposobu pracy. Na tym etapie bardzo często przestawiamy sprzęty dbając o odległości pracy, jej ergonomię i wygodę dla pracownika. Wstępnie oznaczamy i opisujemy nowe miejsca dla narzędzi i przedmiotów. Używamy do tego na przykład kartek post it, taśmy malarskiej, flamastrów, naklejek, kredy itp. Chodzi o to aby wszyscy użytkownicy, mogli ocenić czy nowe miejsce odkładania konkretnych narzędzi jest jak najlepsze dla nich z punktu widzenia użytkownika.
3. Sprzątanie
Kolejnym „S” jest sprzątanie. „Sprzątaj i sprawdzaj dokładnie swoje miejsce pracy i narzędzia, którymi się posługujesz”. Często całe 5S jest utożsamiane ze sprzątaniem. Jest to błędne założenie – to tak jak gdyby mówić, że koło jest samochodem. Na etapie sprzątania dokonujemy gruntownej inspekcji stanu naszych narzędzi, małych urządzeń i sprzętu pomocniczego tj. stołów, krzeseł, podestów i wszystkiego czego potrzebujemy do wykonania pracy. Gruntowne sprzątanie jest pretekstem do inspekcji, oceny wadliwości sprzętu, jego pęknięć, zerwań, drobnych uszkodzeń które mogą stać się większe. Na tym etapie kierujemy naszą uwagę na wszystko to co może nam przeszkodzić w pracy albo z czasem spowodować powstanie dużego problemu. Sprzątanie powinno być rutynowe. Należy wprowadzić z czasem harmonogram i grafik sprzątania. Od obowiązku nie może uchylać się żaden pracownik. Podczas akcji wdrożeniowej 5S w sprzątaniu bierze udział również przełożony w ten sposób pokazując swoje zaangażowanie i szacunek dla zespołu
4. Standaryzacja wizualna
Mając opracowany system i czyste miejsce pracy możemy przystąpić do wizualizacji standardów. Zwykle wykonujemy to dopiero drugiego dnia wdrożenia. Wtedy kiedy już „przespaliśmy się” z pracą z poprzedniego dnia, wiemy co jeszcze możemy poprawić. Wykonujemy oznaczenia trwale i na stałe. Począwszy od podłóg, które powinny być czyste, w miarę możliwości wykonujemy oznaczenia oddzielające strefy transportu, pracy, surowców i materiałów. Ustalamy kolor kod np. linia żółta to droga, linie czerwone rzeczy odrzucone, linie zielone wyroby gotowe. Opisy na szafkach i zawartości szafek, opisy na kuwetach, na drzwiach, kierunki przepływu, kąciki czystości, tablice cieni itp. Docelowo „Środowisko pracy do nas mówić” – każdy kto nie wie jak działa proces w tym środowisku powinien móc łatwo zorientować się poprzez obserwację standardów wizualnych. Pownien wiedzieć co może robić a czego nie może. Oznaczamy do czego służą poszczególne elementy i narzędzia pracy. Na tym etapie ustalamy grafiki sprzątania, angażujemy w nie wszystkich pracowników. Prosimy o zgodę na umieszczanie wizerunku pracowników przy maszynach. To czas kiedy konstytuujemy zespoły wsparcia dla produkcji, które powinny składać się z pracowników co najmniej utrzymania ruchu i działów technicznych. Po zakończeniu wykonywania standardów wizualnych pracownicy powinni potwierdzić, że zgadzają się z wypracowaną standaryzacją. Należy wykonać dokumentację fotograficzną „PO” wdrożeniu podobnie jak wykonujemy tę dokumentację przed wdrożeniem.
5. Samodyscyplina lub Samodoskonalenie
Utrzymuj porządek i standardy na stanowisku pracy”. Na tym etapie przeprowadzamy audyt wdrożenia 5S przy użyciu arkusza audytowego. Oceniamy poziom wdrożenia i ustalamy standard bazowy. Jeżeli obszar osiągnie wymagane przez pytania audytowe kategorie przyznajemy obszarowi tak zwany „Standard 5S”. Od teraz jest on naszym punktem odniesienia przy wdrożeniach 5S w innych obszarach. Staje się on naszą „latarnią” – obszarem wzorcowym. Piąte S jest kluczowe dla powodzenia całego wdrożenia. Pracownicy nadal pracujący w starych standardach powoli zaczną dostrzegać różnice. Stopniowo wdrażamy kolejne obszary aby nowy standard nie był osamotniony. Pracujemy nad nawykami zespołu. Kluczową rolę odgrywają teraz kierownicy i liderzy. Dodatkowo w ramach samodyscypliny ustalamy harmonogram audytów. Szkolimy zespół audytowy i wyznaczamy osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie. Ponadto koordynator procesu i kierownik całego obszaru obligują się do przeprowadzania audytów w wyznaczonym grafiku. Jest to czas kiedy uczymy się „przyłapywać ludzi na robieniu czegoś dobrze”. Szukamy pozytywnych wzmocnień dla nowych standardów zachowania. Wszelkie dalsze zmiany standardów środowiska muszą być formalnie zatwierdzone przez lidera zespołu po konsultacjach z zespołem. 5S to żywy ale nie dziki organizm.
Korzyści wprowadzenia 5S w firmie
Wdrożenie 5S realnie przynosi oszczędności na czasu pracy i wydajności. Poprawia warunki pracy oraz jej bezpieczeństwo.
