Pewnie jak każdy Leanowiec bądź pasjonat Lean-u, szukacie odpowiedzi na chyba najtrudniejsze pytanie w tej branży – jak pokonać Opór przed zmianami u pracowników. Nieważne, czy mówimy tu o pracownikach produkcyjnych, specjalistach, brygadzistach, planistach, kierownikach, czy dyrektorach – pytanie brzmi jednakowo – jak pokonać strach przed zmianą. A przypominam, że zmiana to podstawa Lean-u. 😉
Złota zasada?
Hm… i najlepiej poproszę o uniwersalną odpowiedź, tak żeby pasowała do każdej osobowości i do każdej sytuacji, nie mówiąc już o każdej specyfice pracy. W tym miejscu bardzo bym chciała napisać, oto złota zasada… I od myślników podać przepis na pokonanie wszelkich obaw. Ale niestety, nie ma takiej złotej zasady. Pewnie, jeśli siedzisz już trochę w optymalizacji produkcji, to wiesz, że nawet jeśli ktoś mówi, że ma idealne rozwiązanie, pasujące na każdą okazję, to tak naprawdę nie ma.
Opór przed zmianami - jak go minimalizować?
Każdy człowiek jest inny, na jednego „działa” – Stachu, dawaj robimy to!, na drugiego krótka informacja o korzyściach, a trzeciego musimy przekonywać tydzień, pokazać korzyści, przekalkulować wspólnie ryzyko a przede wszystkim zapewnić kilka razy o tym, że działamy w dobrej wierze. Rola Lean-owca polega na tym, aby poznać typ człowieka i znaleźć sposób na przekonanie go do zmiany. Można powiedzieć, że łączymy trochę rolę Inżyniera z psychologiem. Wydaje się trudne, ale czy na pewno? No dobra, nie będę ściemniać. Tak – to jest trudne. Z doświadczenia mogę powiedzieć, ze chyba trudniejsze jest tylko znalezienie kasy na szalone Lean-owe pomysły..😀 Ale nie jest niewykonalne. Chętnie zdradzę Wam swoje sposoby na przekonanie pracowników do zmiany.
Pytaj, pytaj, pytaj
Co robię, gdy planuję zmianę na stanowisku? Przede wszystkim idę w to miejsce i pytam. Każdego i o wszystko. Pytam, co komu przeszkadza – tu często trzeba zadać serie pytań i naprowadzić na odpowiedzi, bo pierwsza odpowiedź brzmi „Wszystko jest ok, nie ma co zmieniać”. Na przykład: A czy stół nie jest za wysoko, czy narzędzia nie są zbyt ciężkie, czy nie trzeba za daleko chodzić po materiał, czy nie ma zagrożenia uderzeniem w rękę, itd. Po kilku pytaniach, ludzie otwierają się i mówią, co im nie pasuje, co działa nie tak. Często też mają świetne pomysły, jak można poprawić daną sytuację. Warto zapisywać! Pomiędzy pytaniami przedstawiam też swoją wizję lub naprowadzam na konkretne rozwiązanie i oczywiście proszę o opinię. Ważne, aby zapytać nie tylko pracowników na stanowisku, ale też specjalistów z działów takich jak BHP, Jakość, Technologia, itd. Pamiętajmy, że każdy ma inny horyzont patrzenia i to dobrze poznać każdy z nich.
Co daje rozmowa z pracownikami?
Czemu ta rozmowa jest potrzebna? Przede wszystkim ludzie widzą, że liczymy się z ich zdaniem, traktujemy ich na równi, a nie przychodzimy z pozycji osoby wszystkowiedzącej i narzucamy swoją wizję. Takie osoby chętniej współpracują, mniej się boją. Pokażmy, że tak naprawdę zależy nam na poprawie pracy tych ludzi, a nie na samym wdrożeniu zmian. Poza tym podczas rozmowy może się okazać, że naszą zaplanowaną zmianę możemy jeszcze ulepszyć. A co jeśli z góry mamy narzucone, co trzeba zmienić, a pracownicy niechętnie podchodzą do danego rozwiązania? Warto wtedy powiedzieć prosto z mostu – wiem, że ta zmiana nie do końca Wam się podoba, ale musimy ją zrobić. Zastanówmy się teraz, jak to zrobić, żeby było najlepiej. I jeszcze jedna ważna kwestia w tym temacie, oprócz zadawania pytań, pamiętajcie o słuchaniu J
Wytłumacz
Zanim zaczniemy zmieniać maszyny, narzędzia, dodawać nowe stanowiska i operacje, najpierw szczegółowo wytłumaczmy, co dokładnie zrobimy. Krok po kroku. Tak, aby każdy zrozumiał. Odpowiedzmy na wszystkie pytania i wątpliwości, pokażmy wizualizację, plany i listę zadań. To zmniejszy strach wśród pracowników, bo będą wiedzieli, co ich czeka. Zazwyczaj boimy się tego, co nieznane, a w tym przypadku – eliminujemy strach, bo z nieznanego robi się bardzo dobrze znane J Dokładne wytłumaczenie zmiany pomaga również budować zaufanie – pokazujemy, że rzetelnie podchodzimy do tematu i jesteśmy przygotowani, a zmiana została przemyślana.
Zaangażuj
Kolejny krok to zaangażowanie osób zainteresowanych zmianą. Najlepiej wszystkich, których proces dotyka, jeśli się da. Osoby zaangażowane czują, że mają wkład w zmianę, czują się jej częścią. A to powoduje, że chętniej akceptują zmiany i przekonują do nich innych. Świetnie, jeśli możemy wspólnie planować, coś rozrysować, obliczyć, pójść na halę i zmierzyć wybrane odległości, analizować trasę dostarczania materiałów, itd. Zaangażujmy pracowników w tworzenie modelu próbnego (np. z kartonów lub taśmy) zmiany lub pokażmy symulację. To naprawdę działa. Bo przecież trudno potem narzekać na coś, co się samemu zaplanowało i wykonało, prawda? J Czemu zaangażowanie innych jest jeszcze ważne? Powtórzę się – każdy ma inny punkt widzenia. Każdy zwraca na coś innego uwagę. Jedni zwrócą uwagę na przewody, wiszące kable i kanty, inni skupią się na czasie wykonywania operacji. W takim składzie – nic nie umknie nasze uwadze i uda nam się uniknąć wielu błędów lub uda nam się je szybciej znaleźć i rozwiązać.
Sprawdź, jak jest po zmianie
Zmiana wdrożona?! Świetnie, to teraz zainteresujmy się, jak wygląda nasz proces po wprowadzeniu zmian. Czy może potrzebne są kolejne poprawki? Jeśli coś nie gra, nie bójmy się przyznać do błędu i poprawić to, co źle działa. Słuchajmy konstruktywnych uwag. W końcu ważne jest to, żeby hulało, a nie żeby mieć absolutną rację. Zweryfikujmy, czy zmiana przyniosła oczekiwany efekt . Pokażemy, że nie tylko wprowadzamy zmiany, ale chcemy, żeby one poprawiały pracę i proces. Takie podejście pomoże nam zyskać zaufanie wśród pracowników.
Zmianę trzeba zacząć od siebie
Cały przedstawiony przeze mnie proces pokonywania oporu wśród pracowników wydaje się na pierwszy rzut oka prosty, jednak już w pierwszym punkcie napotkamy trudności. Ku zaskoczeniu wszystkich – zazwyczaj w sobie – bo musimy wykazać się umiejętnością słuchania, zrozumienia, przekonywania i musimy znaleźć w sobie ogrom pokory, by nie pomyśleć, że „ja wiem lepiej i zmiana, która ja chcę wprowadzić Wam pomoże”. Ale zapewniam, że im więcej zmian wprowadzimy, tym łatwiej nam będzie przekonywać pracowników do zmiany. Z każdym wdrożonym pomysłem zdobywamy większe zaufanie ze strony ludzi, a to powoduje, że z każdą kolejną zmianą będzie nam łatwiej!
Powodzenia i do dzieła! A jeśli chcesz wiedzieć więcej – zapraszamy do naszych pozostałych wpisów!