Skip to content 
Zastanawiam się czasami czy powiedziano już wszystko o zasadzie Pareto. Poszukując treści do jakiegoś materiału/szkolenia/wydarzenia trafiamy na różne opracowania dotyczące tego samego tematu. Nieraz skrajnie różne. Tak też i tym razem poświęcając się zbieraniu informacji na temat tak zwanej zasady pareto zagłębiałem się w otchłań źródeł. Co z tego wychodzi? Podstawowe pytanie czy pareto w ogóle działa? A może jeszcze bardziej podstawowe: czym w ogóle jest?
Zasada Pareto - definicja
Spełniając kronikarski obowiązek przytoczę definicję zjawiska. Zasadę sformułował amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. Nazwa pochodzi od nazwiska Vilfreda Pareta. Jako wnikliwy socjolog, obserwując społeczność jednego z włoskich miast, zaobserwował że 20% społeczeństwa posiada 80% wszystkich zasobów i bogactwa w tym mieście. Cała metoda została spopularyzowana w połowie XX wieku w roku 1941 podczas badań związanych z optymalizacją procesów między innymi produkcyjnych.
Zasada Pareto w firmie produkcyjnej
Oddając cały szacunek twórcom tejże metody, wróćmy do naszego podstawowego pytania. Czy wszystko na ten temat zostało powiedziane? W realiach zarządzania procesami produkcyjnymi, eliminowania marnotrawstw i poszukiwania zbędnych procesów, zasada pareto wydaje się idealnym narzędziem do analizy. Pozwala nam ona w prosty sposób identyfikować 20% przyczyn generujących 80% najbardziej kosztownych błędów produkcyjnych.
Załóżmy że w naszej statystyce błędów jakościowych w stu procentach tych błędów jakościowych znajduje się
– 5 zdarzeń związanych z działalnością operatora
– 15 zdarzeń związanych z awaryjnością maszyn
– 80% zdarzeń związanych z jakością surowca wykorzystywanego do produkcji.
Wnioski z danych
Zauważamy więc że główną przyczyną powstawania błędów są surowce dostarczane do procesu. Wydawać by się mogło oczywistym że winne są materiały. Jeżeli jednak spojrzymy na nakład pracy poświęconej na wyprodukowanie tych wszystkich wyrobów, także tych wadliwych, może się okazać czas poświęcony na prace wykonywane przez człowieka oraz czas pracy wykonywanej przez maszyny stanowi 80% całkowitego czasu jaki został zaangażowany w wytworzenie produktu. Natomiast aktywności związane z pozyskaniem, kupnem i dostarczeniem komponentów na linię produkcyjną zajmowały tylko 20% całkowitego czasu poświęconego na wytworzenie 100% w tym przypadku wadliwych produktów. Może więc to oznaczać że 20% czasu poświęconego na cały proces wygenerowało 80% błędów i ten czas był poświęcony na etapie pozyskania doboru kupna dostarczenia surowców. W związku z powyższym koncentrując swoje działania na tych 20% będziemy w stanie wyeliminować 80% błędów.
Do czego wykorzystać zasadę Pareto?
Przytoczony przykład mógłby nas napawać optymizmem i naturalnie w podobny sposób postępuje się w przemyśle i nie tylko. Od 10 lat sam zalecam uczestnikom swoich szkoleń oraz klientom z którymi pracuje podczas wdrożeń u nich w firmach, aby opierać się zawsze na twardych danych liczbowych. Im lepiej mamy skalkulowany proces wyrażony w wartościach cyfrowych, tym lepiej można go dobrze policzyć i wyciągnąć wnioski. Można poszukać w tych 20% mających wpływ na 80% rezultatów. Tak zwany diagram pareto jest często stosowany przez firmy produkcyjne do analizowania przyczyn powstawania błędów. Ale czy tylko ten sposób możemy wykorzystać diagram pareto? Oczywiście że nie. Zasada pareto ma swoje zastosowanie w ekonomii, ale ma także swoje odzwierciedlenie w innych dziedzinach życia.
Zasada Pareto – przykłady z życia codziennego
Na przykład 20% ludzi kupujących piwo jest odpowiedzialnych za spożycia 80% tegoż piwa które jest sprzedawane. 20% czasu poświęconego na naukę generuje 80% poprawnych odpowiedzi na egzaminie. Studenci, jak zapewne Szanowni Państwo pamiętacie, mają tendencję do robienia tylko tego co jest niezbędne i tylko wtedy kiedy muszą zaliczyć sesje egzaminacyjną. I zwykle, choć nie jest regułą, kończy się ta tak że student przez cały rok jakoś tam się przez uczelnię przewija. Natomiast podczas sesji egzaminacyjnej stosuje tak zwane głębokie zanurzenie. Poświęca się nauce od rana do rana i prawdopodobnie wychwytuje tylko te treści które są kluczowe dla powodzenia sesji egzaminacyjnej. Nie wiem czy ktoś to kiedyś policzył ale z wysoką dozą prawdopodobieństwa zakładam że pareto tam by się świetnie odnalazł.
Zasada Pareto w prowadzeniu działalności
Gdzie jeszcze możemy odnaleźć zasady pareto? Otóż biorąc pod uwagę drugą stronę: działalności przedsiębiorstwa, szukamy miejsc które przynoszą nam najwięcej zysków. I w tym aspekcie również zasada pareto ma zastosowanie. Bardzo dobrze jest zidentyfikować sobie w swojej działalności te 20% czynności, zadań czy klientów którzy przynoszą nam 80% naszych zysków. I teraz pojawia się pytanie co w takim przypadku zrobić kiedy zidentyfikujemy te 20%? W takiej sytuacji powinniśmy przede wszystkim zadbać o to aby: po pierwsze nie stracić tych czynności które wykonujemy aby uzyskać 80% korzyści i po drugie zaopiekować się tymi czynnościami. Rozwinąć je, dopieścić, udoskonalić – sprawić żeby były jak najbardziej efektywne. I po trzecie poszukać w tych pozostałych 20% zysków korzyści która osiągamy nie poprzez działalność pareto. Takich klientów, których moglibyśmy potraktować w podobny sposób. Których moglibyśmy doprowadzić do takiego samego standardu obsługi jak obsługujemy tych którzy dają nam 80% korzyści. Innymi słowy powinniśmy rozszerzyć nasz standard dobrych praktyk na innych klientów, już posiadanych. Lub pozyskać nowych podobnych do tych którzy dają nam najwięcej korzyści.
Sposób wykorzystania zasady Pareto
Jak w praktyce przeprowadzić analizę pareto? Wyobraź sobie że chcesz osiągnąć cel jakim jest zwiększenie zyskowności firmy o 100%. Zadaj sobie więc pytanie: jakie są cztery podstawowe działania lub kategorie działań które podejmuję i przynoszą mi one zyski? Jeżeli masz je już wypisane – narysuj koło, podziel je na 4 części i w każdej z ćwiartek napisz te działania. Na przykład marketing, wyławianie klientów, telefoniczne spotkania na konferencjach, uzyskiwanie poleceń. To nie muszą być wspomniane tutaj kategorie. Ale ważne jest określenie, jakie cztery kategorie działań przynoszą korzyści.
Czynności przynoszące rezultaty
W następnym kroku do każdej z tych kategorii wypisz po pięć czynności które wykonujesz aby osiągnąć rezultat w tych kategoriach. Na przykład jeżeli masz kategorię: wyławianie klientów, to mogą tam się znaleźć takie czynności jak:
– przeglądanie profili społecznościowych biznesowych
– prowadzenie akcji mailingowych
i tak dalej i tak dalej.
Rangowanie
Jeżeli masz już wypisane po pięć czynności w każdej z tych czterech kategorii, skup się po kolei na każdej z nich z osobna. Zadaj sobie pytanie, która z czynności w tej kategorii daje mi najwięcej korzyści, a która najmniej. Jeżeli jesteś w stanie wyrazić to w cyfrach, to świetnie a idealnie jeśli jesteś w stanie wyrazić to w wartości waluty. Przeprowadź rangowanie. Opisz je od jeden do pięć oznaczając jeden jako ta która daje mi najwięcej korzyści do 5 czyli ta która daje ich najmniej. Kiedy już wszystkie 20 czynności dostały swoje cyferki od 1 do 5 i wiesz która czynność jest najważniejsza w każdej z tych kategorii, zrób coś co jest najważniejsze. Wykreśl wszystkie czynności oznaczone cyferkami 2, 3, 4, 5.
Jak wyciągać wnioski z zasady Pareto
Teraz zostały nam cztery najważniejsze czynności które wykonujemy w każdej z czterech kategorii. To jest właśnie te 20% które daje nam najwięcej korzyści. Wypisz te cztery czynności pod naszym kołem i zadaj sobie pytanie: jak mogę robić je jeszcze skuteczniej. Wybierz spośród tych czterech tą najważniejszą i zastanów się jak ten proces możesz robić jeszcze lepiej. Co wpływa na jej sukces? Co jej pomaga, co jej przeszkadza? Zadajemy sobie pytanie jak robić ją 2 razy lepiej, nie możemy zapomnieć natomiast o pozostałych wykreślonych czynnościach. Te pozostałe 16 wykreślonych czynności które wykonujemy ale niekoniecznie dają nam one 80% korzyści też są ważne. Nie powinniśmy z nich całkowicie rezygnować, ale powinniśmy je zminimalizować. Powinniśmy sprawdzić żeby czas na nie poświęcony był jak najmniejszy a czas poświęcony na te cztery wybrane jak największy. Dzięki takiemu postępowaniu będziemy w stanie odpowiedzieć sobie na pytanie: co mogę zrobić aby zbliżyć się do wytyczonego celu?
Rozwiązywanie problemów zasadą Pareto
Przedstawione działanie jest jedną ze złotych reguł sukcesu. Natomiast jest więcej tych metod. Podczas naszych szkoleń i warsztatów rozmawiamy z uczestnikami na temat wielu różnych sposobów rozwiązywania problemów. Zasada pareto jest jedną z tych metod. Niezmiernie ważne jest aby do rozwiązywania problemów procesowych w naszych zakładach albo firmach usługowych wybierać adekwatne metody rozwiązywania problemów. Tego właśnie uczymy podczas naszych szkoleń. Odpowiadając na pytanie czy na temat pareto powiedziano już wszystko: twierdzę że nie. Jest to jest temat do dalszego zgłębiania i zapraszam Państwa do zapoznania się z dostępnymi w tej materii opracowaniami. Nie opisuje ich tutaj celowo, ponieważ zarówno podwójne jak i potrójne pareto raz bywa opisywane jako cud objawiony i Święty Graal. Innym razem jest pokazywany jako nadinterpretacja i szarlataneria. Pozostawiam więc Państwa decyzji i uwadze dalsze zgłębianie tematu pareto. Zachęcam do poszukiwania tych złotych środków mających największe przełożenie we własnym życiu i pracy.
