Skip to content 
Na początek wyjaśnijmy - co to jest burza mózgów?
Pojęcie „Burza mózgów” zostało sformułowane w 1936 roku przez Alexa Osborna. Jest to w skrócie technika generowania pomysłów do rozwiązywania problemów. Może być stosowana zarówno indywidualnie jak i w grupie. Dużo większe rezultaty naturalnie przynosi podczas pracy zespołowej. Technicznie burza mózgów zwykle składa się z trzech etapów:
– po pierwsze: zdefiniowanie problemu
– po drugie generowanie pomysłów przez uczestników
– po trzecie analiza i definiowanie działań
Wykorzystanie burzy mózgów w Lean manufacturingu
A jak w praktyce wygląda wdrożenie burzy mózgów w świecie Lean manufacturing? Przedw wszystkim technika może być stosowana w każdym miejscu i na każdym etapie wdrożenia rozwiązań Lean manufacturing. Nominalnie idealnie pasuje ona do filaru Jidoka i technik wbudowywania jakości w proces. Mówiąc wprost: za pomocą burzy mózgów często szukamy rozwiązań dla problemów jakościowych. Jednak nie tylko. Możemy również szukać rozwiązań problemów z utrzymaniem parku maszynowego i kondycją sprzętu (TPM). Podobnie możemy ją również wykorzystać w kwestiach organizacyjnych i procesowych (VSM).
Czy burza mózgów jest skuteczną metodą rozwiązywania problemów? Tak, o ile zostanie przeprowadzona w sposób prawidłowy. Czy burza mózgów dostarcza rozwiązań dla postawionych problemów ? Nie zawsze za pierwszym razem. Natomiast dostarcza wystarczająco dużo możliwych wariantów działania aby znaleźć rozwiązanie lepsze od obecnego. W praktyce burzy mózgów używamy jako jednego z narzędzi tak zwanego „Problem Solving”. W efekcie znajdziemy ją w zestawie z np. diagramem Ishikawy, diagramem Pareto, 5xDlaczego i innymi.
Burza mózgów: co to znaczy przeprowadzić ją prawidłowo? Definiowanie problemu
Należy pamiętać, że podstawą burzy mózgów jest prawidłowe zdefiniowanie problemu. Załóżmy, że zauważyliśmy, że w naszych produktach – opakowaniach foliowych – pojawiają się mechaniczne uszkodzenia.
Zastanówmy się nad propozycjami:
– „maszyna dziurawi opakowania”
– „pojemniki na opakowania uszkadzają folię”
– „worki pękają podczas składowania”
O ile być może któreś z tych stwierdzeń może jest zgodne z prawdą, o tyle nie jest to prawidłowo sformułowany problem. Jest tak dlatego, że zgodnie z zasadami treść zdefiniowanego problemu nie może sugerować źródła powstawania problemu. Dlatego też problem powinien być określony w sposób neutralny i nie sugerować rozwiązania.
W tym przypadku możemy go zapisać tak: „opakowania naszych produktów ulegają uszkodzeniu”. Dopiero w tym momencie możemy przejść do pierwszego etapu burzy mózgów: postawienia problemu przed uczestnikami i zaproszenia ich do wspólnej pracy.
Od czego zacząć rozwiązywanie problemu metodą burzy mózgów? Budowanie zespołu
Zanim jednak pochylimy się nad problemem, powinniśmy zbudować w miarę możliwości interdyscyplinarny zespół. I tak powinni znaleźć się w nim ludzie zarówno znający się na przedmiocie problemu i procesie wytwarzania naszych opakowań jak i osoby nie posiadające tej wiedzy.
Mogą to być więc np. operatorzy maszyn, technolodzy, inżynierowie procesu, kontrolerzy jakość, być może logistyk albo magazynier. Wskazani są również, w niewielkim natężeniu, goście tj. pani z kadr, kolega z księgowości. Dlaczego? Otóż, ktoś spoza procesu ma inną perspektywę i czasami pomysły przedstawione przez osobę nie uwikłaną w proces mogą dostarczyć rozwiązań o zupełnej nowej / innej jakości.
Mając tak skonstruowany zespół powinniśmy ustalić wspólnie treść proponowanej neutralnej definicji problemu, po to aby każdy uczestnik zespołu miał szansę poczuć się współwłaścicielem tej definicji.
Proces powstawania pomysłów w burzy mózgów
Teraz należy poprosić aby każdy z uczestników wypisał jak najwięcej przyczyn powstawania problemu. Ten etap powinien trwać załóżmy 5-10 minut. Każdy (indywidualnie!) wypisuje w ciszy swoje pomysły. Powinny to być przyczyny jakie jego/jej zdaniem są w tym przypadku najbardziej prawdopodobne.
Naturalnie, każdy dysponuje pewnym zakresem wiedzy wejściowej: operatorzy większym, kontrolerzy jeszcze innym. Pan z księgowości też ma swoją percepcję sytuacji ale na tym etapie nie wolno nam niczego sugerować. Bez wątpienia nie powinniśmy niczego krytykować, żeby nie zabijać pomysłów. Jako prowadzący burzę mózgów mamy obowiązek zmobilizować uczestników do wypisania jak największej liczby potencjalnych przyczyn. Prawdę mówiąc najlepiej na osobnych karteczkach „post-it”. Zakładając, że jedna kartka równa się jeden pomysł. Drugą opcją jest wypisanie pomysłów na jednej kartce w punktach.
Podstawowy błąd burzy mózgów
Dlaczego chcemy aby działo się to w możliwie największej ciszy? Dlatego że chcemy uniknąć podstawowego błędu burzy mózgów. Otóż, większość uczestników szkoleń i wdrożeń, z którymi się spotykam, spontanicznie nazywa burzę mózgów wymianą opinii, poglądów, dyskusją. Czy nawet: spieraniem się na argumenty. Jak już mówiłem: to nie jest burza mózgów.
We wspomnianych stylach komunikacji następuje eksplozja zmiennych takich jak:
– status mówcy
– erudycja mówcy
– zróżnicowana wiedza na dany temat
– temperament
– charakter
– introwertyczność / ekstrawertyczność
– charyzma lub jej brak itd.
Są to czynniki, które niekoniecznie w sposób merytoryczny wpływają na zachowanie ludzi w grupie. Oddają natomiast idealnie ich pozycję w strukturze społecznej. Jest to powód dla którego wspomniane fazy burzy mózgów powinny być prowadzone w sposób spokojny i zrównoważony przez prowadzącego. Którego zadaniem jest moderowanie uczestników. Dzięki temu unikniemy stłumienia potencjału spokojniejszych członków zespołu.
Wracając do rzeczy:
– po pierwsze definiujemy problem przy udziale uczestników (problem ma być neutralny)
– po drugie, prosimy wszystkich uczestników, bez względu na ich status, temperament itd., aby wypisali w ciszy wszystkie pomysły.
– po trzecie, gdy już to zrobią, powinna nastąpić krótka przerwa
I dalej, po czwarte, prosimy ich żeby dopisali jeszcze jeden pomysł, zupełnie oderwany, abstrakcyjny. Mogłoby to być zdanie: „nasze worki doznają uszkodzenia podczas procesu pakowania ponieważ plastik reaguje z jakimiś drobnoustrojami”. Tak naprawdę o abstrakcyjne pomysły prosimy ich, aby sięgnąć do kreatywnych warstw umysłu.
Ludzki umysł jest nade wszystko leniwym stworzeniem. W ramach kategoryzowania rzeczywistości i porządkowania jej, zawsze ma odpowiedź na otaczającą go rzeczywistość. W związku z tym pierwsze 2-3 odpowiedzi na postawione problemy będą oczywiste i prawdopodobnie zbliżone do siebie u różnych uczestników. Kolejne będą się zapewne już różniły. Natomiast ta jedna ekstra, „z gwiazdką”, powinna być już całkowicie „odjechana”. I kto wie- może będzie śmieszna, ale nie o to chodzi. Na tym etapie każdy pomysł jest dobry.
Analiza wygenerowanych pomysłów z burzy mózgów – czyli każdy pomysł jest wart wypowiedzenia
Po piąte- po zakończeniu zbierania pomysłów należy przechodzimy do etapu analizowania tego co się wydarzyło. Tutaj bardzo ważne jest to, aby uczestnicy pochwalili się wszystkimi pomysłami. Nawet jeśli ktoś inny miał podobny pomysł do nich.
Zofia z logistyki stwierdziła, iż worki pękają ponieważ materiał składowany jest w nieodpowiednich warunkach w magazynie. Ze względu na to następuje zmęczenie materiału przez warunki atmosferyczne. Tę samą przyczynę poda Grzegorz z księgowości. Czy to źle? Nie! Obie osoby powinny to powiedzieć. Mamy tutaj tzw. dwa wskazania na jedną przyczynę. I prawdę mówiąc to jest najcenniejsze. Innymi słowy nie może być tak, że Grzegorz powie: „Ja miałem to samo co Zofia wiec nie piszcie”. To jest błąd. Cenne jest właśnie to, że różne osoby mają podobną percepcję. Niezmiernie istotne jest to aby każdy powielony pomysł oznaczyć i wskazać, że był on sugerowany przez 2-3-4-5-7 osób.
Po szóste, w czasie zbierania tych informacji od uczestników powstaje nam mapa danych. Te dane mogą być zbliżone do siebie. Mogą wyłonić się np. przeważające informacje dotyczące jakości surowców. Albo informacje dotyczące stanu technicznego maszyn. Mogą to tez być wnioski dotyczące umiejętności obsługi przez operatorów. I wiele innych. To właśnie poprzez liczbę wskazań na poszczególne, potencjalne przyczyny, jesteśmy w stanie zdefiniować, które z nich są najistotniejsze.
Budowanie listy priorytetów na podstawie wypracowanych w burzy mózgów koncepcji
Po siódme, mając zdefiniowane najbardziej prawdopodobne przyczyny, przystępujemy do ich gradacji. To znaczy: zliczamy ilości wskazań na poszczególne propozycje i ustawiamy je od największej do najmniejszej. Jeżeli najwięcej wskazań ma kiepski stan parku maszynowego traktujemy to jako nasz priorytet. Jeżeli w drugiej kolejności mamy słabą jakość surowca opakowaniowego traktujemy to jako nasz top 2. I tak budujemy listę priorytetów.
Po ósme, bardzo ważne jest aby określić wagę potencjalnej przyczyny oraz jej wpływ na powstawanie problemu. Możemy również wziąć pod uwagę skalę zjawisk wykonując na tym etapie analizy ocenę krytyczną poszczególnych pomysłów. To jest moment w którym możemy już, a wręcz powinniśmy dokonać analizy krytycznej potencjalnych przyczyn.
Po dziewiąte, wyłoniony w poprzednich etapach powód powstawania problemu należy poddać planowaniu zaradczemu. To już de facto działanie po burzy mózgów. Tym samym powinniśmy zacząć definiować potencjalne działania korygujące. W tym miejscu należy posłużyć się już innymi metodami z pakietu odchudzonego zarządzania Lean manufacturing. Możemy na przykład zdefiniować plan działania, aktywności zakotwiczyć w czasie i miejscu, ubrać w nie konkretne osoby z imienia nazwiska i wyznaczyć/ uzgodnić termin wykonania.
Po dziesiąte– najlepiej, żeby osoby te były na miejscu i złożyły deklarację działań. Wtedy mamy większą gwarancję sukcesu. Kolejne kroki to już typowa PDCA. Po określonym czasie należy zweryfikować tych działań. Jeżeli nie okażą się one skuteczne sięgamy po top 2 potencjalną przyczynę z naszej listy i działamy. I tak dalej aż w końcu osiągniemy oczekiwane rezultaty.
Praktyka wskazuje, że burza mózgów jest naprawdę skuteczną metodą radzenia sobie z problemami. Musi być natomiast przeprowadzona w sposób moderowany. Bardzo często jest także wkładem do innych metod rozwiązywania problemów takich jak właśnie wspomniany diagram ishikawy czy też 5xDlaczego.
Jednak to jak to zrobić to już temat na kolejny artykuł z naszej serii.
Zapraszamy do naszej Kuźni Produktywości.
