Prawdą jest że każdy z nas był dzieckiem. Być może niektórzy nadal czują się dziećmi 😉
Z tej prostej przyczyny wszyscy mamy doświadczenie w zadawaniu pytań. Każde z nas przechodziło przez okres bezwzględnego i bezkompromisowego pytania dlaczego.
Zadawaliśmy je wielokrotnie męcząc naszych rodziców dociekaniami. Jaka jest przyczyna tego że świeci słońce? Tego że tata lub mama chodzą do pracy? Tego że dziś już nie dostaniesz więcej cukierków? Lub lodów? Tłumaczyliśmy sobie, w naszym małym świecie, przyczyny takiego a nie innego stanu rzeczy.
To pytanie dlaczego ma w sobie niezmierną siłę. Zadając pytanie dlaczego staramy się dotrzeć do powodu powstania zaistniałego stanu rzeczy. Tłumaczymy rzeczywistość i wypełniamy logicznymi odpowiedziami luki w niej istniejące.
Wszyscy więc jesteśmy doświadczonymi użytkownikami pytania dlaczego.
5x dlaczego – zadawanie pytań w rozwiązywaniu problemów
Pytanie to jest używane w jednej z technik identyfikowania przyczyn źródłowych problemów. Nazwa tej techniki jest bardzo oczywista i brzmi 5 razy dlaczego lub po angielsku 5 why.
Technika jest jednym z podstawowych narzędzi tak zwanego problem solving. Metody rozwiązywania problemów znajdują swoje miejsce w filarze domu Toyoty o nazwie Jidoka.
Zadaniem Jidoka jest tworzenie jakości wbudowanej w proces. Wykorzystuje do tego automatyzacji lub innych trwałych rozwiązań uniemożliwiających popełnianie błędów (Poka Yoke).
Zdefiniowanie problemu
Najważniejszym etapem rozwiązywania problemów przy użyciu metody jest prawidłowe zidentyfikowanie i zdefiniowanie problemu. Powinien on być zidentyfikowany w sposób nie sugerujący jego rozwiązania. Weźmy na przykład stwierdzenie “zbyt wysoka temperatura sprawia że maszyny wyłączają się podczas pracy”. Nie jest to dobrze zdefiniowany problem. Sama definicja problemu sugeruje że przyczyną wyłączania się maszyn jest wysoka temperatura.
Ten problem powinniśmy zdefiniować tak: maszyny wyłączają się. Nie sugerujemy Jaka jest przyczyna powstawania tego zjawiska.
Zadawanie pytań
Dla naszego problemu należy zadać teraz kolejno pięć pytań dlaczego. Po uzyskaniu odpowiedzi na pierwsze, należy zadać kolejne pytanie o przyczynę określoną w odpowiedzi na wcześniejsze pytanie. I tak dalej.
Poniżej prezentujemy przykład dla problemu: Maszyny wyłączają się podczas pracy.
Dlaczego maszyny się wyłączają podczas pracy?
Ponieważ następuje zwarcie w układzie elektrycznym
Dlaczego następuje zwarcie w układzie elektrycznym?
Ponieważ maszyny są przeciążone
Dlaczego maszyny są przeciążone?
Ponieważ produkujemy bez przerwy
Dlaczego produkujemy bez przerwy?
Ponieważ plan produkcji nie przewiduje przerw na serwisy
Dlaczego plan produkcji nie przewiduje przerw na serwisy i przeglądy maszyn?
Ponieważ mamy opóźnienia w produkcji i musimy je nadgonić
Co z tego wynika?
Jak widać, analiza 5x dlaczego prowadzi nas do innej przyczyny wyłączania się maszyny niż zbyt wysoka temperatura na hali produkcyjnej. Moglibyśmy naszą analizę rozszerzyć do 67 lub nawet 100 x dlaczego. Jednak na tym etapie moglibyśmy też zacząć sobie już zadawać inne pytania:
- Po pierwsze jak możemy sobie z tym poradzić
- Po drugie jak możemy to zmienić
- Po trzecie jakie skutki obecna sytuacja wywoła na przyszłość
- Po czwarte z czego unikniemy jeśli zmienimy tę sytuację
Zadając pytania doszliśmy do tego, że źródłem problemu zatrzymywania się maszyn są opóźnienia w produkcji. W związku z tym nasze działania korygujące zogniskujemy w zupełnie innym obszarze niż praca nad lepszym chłodzeniem maszyn. Oczywiście, wysoka temperatura też może wpływać na częstsze przestoje maszyn. Jednak nie to jest przyczyną źródłową. Tą zdefiniujemy jako system pracy, zarządzania parkiem maszynowym oraz intensywność działań produkcyjnych/
Praca z problemem źródłowym
Tak zdefiniowany problem należy poddać konkretnej analizie. Zidentyfikować przyczyny powstawania opóźnień i konieczności ich nadrabiania. Nowo określony problem: opóźnienia produkcji i planowanie pracy bez przerw można analizować dalej. Do tego celu wykorzystać możemy Diagram Ishikawa, o którym pisaliśmy tutaj lub mapowanie procesów, o którym możecie przeczytać tutaj.
Przyjmuje się że metoda 5 razy dlaczego jest pierwszą metodą obrony w przypadku pojawienia się problemu. Ze względu na swoją prostotę może być stosowana w każdym miejscu i w każdym czasie.
Pułapki stosowania metody 5 x dlaczego
Podczas stosowania metody 5x dlaczego należy unikać pułapek. Po pierwsze nie możemy poszukiwać przyczyny źródłowej problemu w konkretnym człowieku. Na przykład “ten pracownik nie potrafi obsługiwać maszyn”. Po drugie nie powinniśmy szukać jej w ogólnej kondycji przedsiębiorstwa. Na przykład “bo to wszystko się psuje”.
Pamiętajmy że metodą 5 x dlaczego analizujemy procesy a nie ludzi czy ogólny stan przedsiębiorstwa. Jeżeli więc mamy podejrzenie że faktycznie operator maszyny nieprawidłowo się nią posługuje- winien nie jest on ale proces zarządczy. Bo ktoś postawił go do pracy na tej maszynie, być może bez odpowiedniego doboru lub przygotowania do tej pracy.
Co dalej?
W omawianym przez nas przykładzie należałoby zacząć od rozmowy z działem planowania produkcji oraz mistrzem lub kierownikiem zarządzającym pracą tych maszyn. W drugim kroku należałoby wypracować wspólnie plan. Jego celem jest wplecenie w harmonogram produkcyjny działań serwisowych i przeglądów. Należałoby również uwzględnić wymagane przerwy w pracy na te właśnie czynności. Jak widzimy rezultat tej prostej analizy prowadzi nas w kierunku konieczności stosowania być może innego narzędzia z zestawu narzędzi Lean manufacturing jakim jest tpm. Jednak o tpm będziemy pisali w kolejnych artykułach. Zapraszamy do zadawania pytań poprzez nasz formularz kontaktowy (link). Służymy pomocą we wszelkich problemach związanych z Państwa procesami.